Términos y Condiciones de Uso

1. Aceptación de los Términos

Al acceder, registrarse o utilizar la plataforma NotaRapidaMD (en adelante, la “Plataforma”), operada por TruLab Consulting (en adelante, la “Empresa”), usted declara que ha leído, comprendido y aceptado la totalidad de los presentes Términos y Condiciones de Uso (en adelante, los “Términos”).

Si usted no está de acuerdo con alguno de los presentes Términos, deberá abstenerse de utilizar la Plataforma. El uso continuado de la Plataforma constituye la aceptación plena e incondicional de estos Términos y de cualquier modificación posterior notificada conforme a la Sección 15 del presente documento.

La aceptación de estos Términos se complementa con la Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual forma parte integral de la relación contractual entre usted y la Empresa.

2. Descripción del Servicio

NotaRapidaMD es una herramienta de asistencia en documentación clínica impulsada por inteligencia artificial. La Plataforma facilita la generación de notas clínicas, instrucciones de alta, indicadores de facturación y documentos RIPS a partir de transcripciones de encuentros médicos y datos ingresados por el profesional de salud.

La Plataforma utiliza modelos de inteligencia artificial proporcionados por terceros (incluyendo Anthropic y Google) para procesar las transcripciones y datos clínicos ingresados por el usuario. El procesamiento de datos se realiza conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Política de Tratamiento de Datos Personales.

3. Planes y Facturación

3.1 Planes Disponibles

La Plataforma ofrece los siguientes planes de suscripción:

• Prueba gratuita: Acceso gratuito de 7 días con un límite de 30 notas. Permite evaluar la Plataforma antes de contratar un plan pago.
• Starter: Plan de suscripción mensual con un límite de 400 notas por mes. Incluye documentación clínica asistida por IA. No incluye generación automática de RIPS ni indicadores de facturación.
• Professional: Plan de suscripción mensual con un límite de 600 notas por mes. Incluye todas las funcionalidades de la Plataforma: documentación clínica asistida por IA, generación y validación automática de RIPS, indicadores de facturación y resumen contable semanal.
• Elite: Plan de suscripción mensual con un límite de 1,000 notas por mes. Incluye todas las funcionalidades de Professional más onboarding institucional dedicado y descuentos por volumen para equipos.

3.2 Facturación y Pagos

Los pagos se procesan a través de LemonSqueezy, que actúa como comerciante registrado (merchant of record). LemonSqueezy es responsable del procesamiento de pagos, la recaudación de impuestos aplicables y la emisión de recibos. Los datos de pago del usuario son gestionados exclusivamente por LemonSqueezy conforme a sus propias políticas de privacidad y seguridad.

3.3 Cancelación y Reembolsos

• El usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta o a través del portal de LemonSqueezy.
• La cancelación será efectiva al final del período de facturación vigente. El usuario mantendrá acceso a las funcionalidades de su plan hasta dicha fecha.
• No se otorgan reembolsos proporcionales por períodos parciales no utilizados, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario.
• El contador de usos se restablece al inicio de cada nuevo período de facturación tras el pago exitoso.

3.4 Límites de Uso

Cada generación de documentación (nota clínica, instrucción de alta, revisión de documentación o indicador de facturación) constituye un (1) uso. Los usos no utilizados durante un período de facturación no se acumulan para períodos posteriores.

4. Uso Aceptable

La Plataforma está diseñada exclusivamente para ser utilizada por médicos licenciados y profesionales de la salud debidamente habilitados para ejercer la práctica médica en su jurisdicción, con el propósito de asistir en la documentación clínica.

El usuario se compromete a:

• Utilizar la Plataforma únicamente para fines de documentación clínica legítima en el ejercicio de su práctica profesional.
• Mantener vigentes todas las licencias, credenciales y habilitaciones profesionales requeridas por la normatividad colombiana para el ejercicio de la medicina.
• Revisar, editar y aprobar todo contenido generado por la inteligencia artificial antes de incorporarlo a la historia clínica oficial del paciente.
• No utilizar la Plataforma como sustituto del juicio clínico profesional ni como herramienta de diagnóstico o toma de decisiones clínicas.
• No compartir credenciales de acceso con terceros ni permitir el uso de su cuenta por personas no autorizadas.
• No intentar eludir los límites de uso, las medidas de seguridad ni las restricciones técnicas de la Plataforma.
• No utilizar la Plataforma para generar documentación falsa, fraudulenta o engañosa.
• Cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales.

El incumplimiento de las condiciones de uso aceptable podrá resultar en la suspensión o terminación inmediata de la cuenta del usuario, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

5. Responsabilidad del Médico

6. Limitaciones de la Inteligencia Artificial

El usuario reconoce y acepta que la inteligencia artificial utilizada por la Plataforma tiene limitaciones inherentes:

• La IA puede cometer errores. Los modelos de lenguaje pueden generar información inexacta, incompleta o incorrecta. Es posible que la IA malinterprete datos de la transcripción, omita información relevante o genere contenido que no refleje fielmente el encuentro clínico.
• La IA no tiene acceso al historial clínico completo del paciente. La Plataforma procesa únicamente los datos proporcionados por el médico en cada sesión. No accede a historias clínicas previas, resultados de laboratorio históricos ni otra información que no haya sido explícitamente ingresada.
• La IA no puede reemplazar el juicio clínico profesional. Ningún modelo de inteligencia artificial puede sustituir la experiencia, formación y criterio de un médico. La IA no evalúa pacientes, no realiza exámenes físicos y no tiene capacidad de razonamiento clínico.
• El contenido generado debe verificarse contra la transcripción fuente. El médico debe comparar el contenido generado con la transcripción original y con su propia evaluación clínica para asegurar la fidelidad y exactitud de la documentación.
• La IA puede no reflejar las guías clínicas más actualizadas. Los modelos de IA tienen una fecha de corte de conocimiento y pueden no estar actualizados con las últimas guías de práctica clínica, protocolos o normatividad.

7. Limitación de Responsabilidad

EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY APLICABLE:

• TruLab Consulting, sus directores, empleados, agentes y afiliados no serán responsables por ningún resultado clínico, decisión médica, diagnóstico, tratamiento o daño al paciente que se derive del uso de la Plataforma o del contenido generado por la inteligencia artificial.
• La Empresa no garantiza que el contenido generado por la IA sea preciso, completo, actualizado o adecuado para cualquier propósito clínico específico.
• La responsabilidad máxima acumulada de TruLab Consulting frente al usuario, por cualquier concepto relacionado con el uso de la Plataforma, estará limitada al monto total de las tarifas efectivamente pagadas por el usuario durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al evento que dé origen a la reclamación.
• En ningún caso TruLab Consulting será responsable por daños consecuenciales, indirectos, incidentales, especiales, punitivos o ejemplares, incluyendo pero no limitado a: pérdida de ingresos, pérdida de datos, pérdida de oportunidades de negocio, daños a la reputación profesional o cualquier otro daño intangible, independientemente de si la Empresa fue advertida de la posibilidad de tales daños.
• La Plataforma se proporciona “TAL CUAL” y “SEGÚN DISPONIBILIDAD”, sin garantías de ninguna clase, ya sean expresas, implícitas o estatutarias, incluyendo pero no limitado a garantías de comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular o no infracción.

8. Indemnización

El usuario se compromete a indemnizar, defender y mantener indemne a TruLab Consulting, sus directores, empleados, agentes y afiliados frente a cualquier reclamación, demanda, acción, daño, pérdida, costo o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surja de o esté relacionado con:

• El uso clínico del contenido generado por la inteligencia artificial de la Plataforma.
• La incorporación de contenido generado por la IA a historias clínicas, documentos médicos o cualquier otro registro oficial sin la debida revisión y aprobación por parte del médico.
• Cualquier reclamación de pacientes, instituciones de salud, aseguradoras (EPS), entidades gubernamentales o terceros derivada de la atención clínica documentada a través de la Plataforma.
• El incumplimiento de estos Términos o de la normatividad aplicable por parte del usuario.
• El uso de la Plataforma de manera contraria a las condiciones de uso aceptable establecidas en la Sección 4.

9. Propiedad Intelectual

9.1 Propiedad de la Plataforma

La Plataforma, incluyendo su código fuente, diseño, interfaz de usuario, algoritmos, documentación técnica, marcas, logotipos y todo el material asociado, es propiedad exclusiva de TruLab Consulting y está protegida por las leyes de propiedad intelectual aplicables. Ningún elemento de estos Términos transfiere al usuario derechos de propiedad sobre la Plataforma ni sobre cualquiera de sus componentes.

9.2 Propiedad de los Datos Clínicos

El usuario (o la institución de salud a la que pertenece) conserva la titularidad de todos los datos clínicos, transcripciones y documentación del paciente ingresados en la Plataforma. TruLab Consulting no adquiere derechos de propiedad sobre los datos clínicos del usuario.

9.3 Licencia de Uso

TruLab Consulting otorga al usuario una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para utilizar la Plataforma de conformidad con estos Términos y durante la vigencia de la suscripción. Esta licencia no implica venta, cesión ni transferencia de derechos de propiedad intelectual.

9.4 Licencia sobre Datos para Procesamiento

El usuario otorga a TruLab Consulting una licencia limitada para procesar los datos clínicos ingresados en la Plataforma con el único propósito de prestar el servicio contratado (generación de documentación clínica). Esta licencia se extingue automáticamente al momento de la terminación de la relación contractual, sujeta a las obligaciones de retención establecidas por la ley.

10. Privacidad y Protección de Datos

El tratamiento de datos personales realizado a través de la Plataforma se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de NotaRapidaMD, la cual forma parte integral de estos Términos.

La Empresa cumple con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en materia de protección de datos personales. Los datos de salud son tratados como datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y están sujetos a las protecciones reforzadas establecidas para esta categoría de datos.

El usuario reconoce que los datos clínicos son procesados por proveedores de inteligencia artificial de terceros (Anthropic, Google) ubicados en Estados Unidos, país que cuenta con un nivel adecuado de protección de datos conforme a la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Los derechos del titular de los datos (conocimiento, actualización, rectificación y supresión) pueden ejercerse conforme al procedimiento establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales, dirigiendo la solicitud a privacidad@notarapidamd.com.

11. Telemedicina

Si el usuario utiliza las funcionalidades de telemedicina disponibles en la Plataforma, aplican las siguientes condiciones adicionales:

• La Plataforma proporciona únicamente la infraestructura tecnológica para la comunicación de telemedicina. No establece, media ni participa en la relación médico-paciente.
• La Plataforma no establece una relación médico-paciente entre NotaRapidaMD y el paciente. La relación médico-paciente existe exclusivamente entre el profesional de la salud y su paciente.
• La clínica o institución de salud (IPS) es la única responsable del cumplimiento de la Resolución 2654 de 2019 y demás normatividad aplicable en materia de telemedicina, incluyendo la obtención de las habilitaciones necesarias ante las autoridades sanitarias locales.
• El profesional de la salud es responsable de obtener el consentimiento informado del paciente para la atención por telemedicina, conforme a los requisitos de la Resolución 2654 de 2019.
• Si se realizan grabaciones de video durante las consultas de telemedicina, estas requieren el consentimiento previo y expreso del paciente y deben ser incluidas en la historia clínica.
• Divulgación de IA: La Plataforma utiliza inteligencia artificial para asistir en la documentación clínica. El profesional de la salud debe informar al paciente sobre el uso de IA cuando sea aplicable, conforme a lo dispuesto en la normatividad de telemedicina. TruLab Consulting es la entidad responsable de la plataforma tecnológica.

12. RIPS e Inteligencia de Facturación

La Plataforma incluye funcionalidades de generación y validación de Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) e indicadores de facturación (niveles E/M). Respecto a estas funcionalidades, se establece lo siguiente:

• La Plataforma genera y valida RIPS como una herramienta de preparación y apoyo. Los archivos RIPS generados constituyen un borrador que requiere revisión por parte de la clínica antes de su presentación.
• La clínica o IPS es la única responsable de la revisión final y presentación de los RIPS ante la EPS correspondiente o el sistema de validación del Ministerio de Salud (Mecanismo Único de Validación — MUV).
• NotaRapidaMD no presenta reclamaciones ni facturas electrónicas ante las EPS, la DIAN ni ninguna otra entidad. La Plataforma no actúa como Proveedor Tecnológico conforme a la normatividad de la DIAN.
• NotaRapidaMD no es responsable por los resultados de las reclamaciones ante las EPS, incluyendo glosas, devoluciones o rechazos de facturación, independientemente de si los RIPS fueron generados con asistencia de la Plataforma.
• Los indicadores de nivel de facturación (E/M) proporcionados por la Plataforma son sugerencias orientativas basadas en la documentación y no constituyen asesoramiento en facturación ni codificación definitiva.

13. Disponibilidad del Servicio

• TruLab Consulting realiza esfuerzos razonables para mantener la Plataforma disponible de manera continua. Sin embargo, la Empresa no garantiza una disponibilidad ininterrumpida del servicio ni ofrece un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para los planes individuales.
• La Plataforma puede experimentar períodos de inactividad debido a mantenimiento programado, actualizaciones del sistema, interrupciones de los proveedores de infraestructura o circunstancias de fuerza mayor.
• Cuando sea razonablemente posible, la Empresa notificará con antelación las ventanas de mantenimiento programado.
• La Empresa no será responsable por daños, pérdidas o inconvenientes derivados de la indisponibilidad temporal de la Plataforma.
• El médico debe mantener procedimientos alternativos de documentación clínica para los casos en que la Plataforma no esté disponible. La Plataforma no debe ser el único medio de documentación clínica del usuario.

14. Terminación

14.1 Terminación por el Usuario

El usuario puede cancelar su cuenta y dar por terminada la relación contractual en cualquier momento, notificando a soporte@notarapidamd.com o a través de la configuración de su cuenta.

14.2 Terminación por la Empresa

TruLab Consulting podrá suspender o dar por terminada la cuenta del usuario en los siguientes casos:

• Incumplimiento de los presentes Términos o de las condiciones de uso aceptable.
• Uso fraudulento, ilegal o abusivo de la Plataforma.
• Falta de pago de las tarifas de suscripción.
• Solicitud de autoridades judiciales o administrativas competentes.
• Discontinuación del servicio, con un preaviso mínimo de treinta (30) días.

14.3 Exportación de Datos

Tras la terminación de la relación contractual, el usuario dispondrá de un plazo de treinta (30) días para exportar sus datos clínicos y documentación a través de las herramientas de exportación de la Plataforma. Transcurrido dicho plazo, la Empresa podrá proceder a eliminar los datos del usuario de sus sistemas activos.

14.4 Retención de Registros Clínicos

No obstante lo anterior, los registros clínicos podrán ser retenidos por el período mínimo exigido por la Resolución 1995 de 1999 y demás normatividad aplicable. Conforme a la normatividad colombiana, las historias clínicas deben conservarse por un período mínimo de quince (15) años contados a partir de la fecha del último registro. Esta obligación de retención prevalece sobre cualquier solicitud de eliminación.

15. Modificaciones a los Términos

TruLab Consulting se reserva el derecho de modificar los presentes Términos en cualquier momento. Las modificaciones se realizarán de la siguiente manera:

• Para cambios sustanciales, la Empresa notificará al usuario con un preaviso mínimo de treinta (30) días mediante correo electrónico y/o notificación dentro de la Plataforma.
• Para cambios no sustanciales (correcciones menores, actualizaciones de formato), la Empresa actualizará la fecha de “Última actualización” del presente documento.
• El uso continuado de la Plataforma después de la fecha de entrada en vigencia de las modificaciones constituye la aceptación de los Términos modificados.
• Si el usuario no está de acuerdo con las modificaciones, podrá dar por terminada la relación contractual conforme a la Sección 14 antes de la entrada en vigencia de los cambios.

16. Ley Aplicable y Jurisdicción

16.1 Usuarios en Colombia

Para los usuarios ubicados en la República de Colombia, los presentes Términos se regirán e interpretarán de conformidad con las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de o relacionada con estos Términos será sometida a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de la República de Colombia.

Las partes acuerdan que, previo a iniciar cualquier acción judicial, intentarán resolver la controversia de manera amigable mediante negociación directa durante un período mínimo de treinta (30) días.

16.2 Usuarios en Estados Unidos y Otros Países

Para los usuarios ubicados fuera de Colombia, incluyendo Estados Unidos, se aplicarán los Terms of Service en inglés disponibles en rapidnotemd.com/terms, los cuales establecen la ley aplicable y jurisdicción para dichos usuarios.

17. Información de Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con los presentes Términos, el usuario puede comunicarse con la Empresa a través de los siguientes canales:

• Razón social: TruLab Consulting
• Sitio web: https://notarapidamd.com
• Correo electrónico: soporte@notarapidamd.com
• Dirección física para notificaciones: La dirección física del operador será suministrada a solicitud escrita dirigida a legal@notarapidamd.com. Mientras NotaRapidaMD opera como entidad extranjera, todas las notificaciones formales pueden remitirse por vía electrónica al correo indicado, conforme al artículo 56 del Código General del Proceso.